SpecBuilder de ASTM

SpecBuilder proporciona al PPI (Instituto de tuberías plásticas) un enfoque racionalizado para el desarrollo de documentos técnicos, la votación y la publicación

por Debora Bechtloff

El Instituto de tuberías plásticas (Plastics Pipe Institute - PPI), que es la principal asociación comercial que representa a todos los segmentos de la industria de tuberías plásticas, publica estudios, guías, manuales, calculadoras y herramientas que colaboran en el desarrollo y la evaluación de plásticos para sistemas de tuberías. Estas publicaciones se desarrollan en un proceso de votación que aprovecha la capacidad técnica de nuestro personal de ingeniería y de nuestros miembros.

Para ayudar a gestionar este proceso, el PPI lanzó la nueva plataforma de ASTM International, SpecBuilder, en mayo de 2016. Nos complace informar que ha simplificado lo que anteriormente era un proceso oneroso, realizado por el personal; mejoró la colaboración del votante; y nos permitió publicar documentos terminados en un tiempo récord.

El problema y la solución de la gestión manual de votación

A través de los años, la dedicación de nuestros miembros a nuestra misión de desarrollar publicaciones críticas para la industria de tuberías plásticas ha creado un aumento en la productividad y un incremento en la carga de trabajo de nuestro personal.

Los colegas desarrolladores de documentos basados en votaciones reconocerán nuestro trabajoso proceso: el personal enviaba por correo electrónico borradores a los miembros del grupo de trabajo para recibir comentarios y modificaciones propuestas. Las limitaciones del tamaño de los archivos enviados por correo electrónico significaban que los documentos más grandes planteaban un problema. El control de versiones era problemático. Los votos y comentarios llegaban a nosotros como respuestas de correo electrónico. El personal del PPI tuvo que crear complejas hojas de cálculo con fórmulas para realizar el recuento de votos y determinar si la cantidad de votos cumplía con los requisitos establecidos en nuestros estatutos. Al cierre de cada votación, el personal compilaba un informe final con comentarios de los votantes y el recuento final de la hoja de cálculo.

En última instancia, nuestra única forma de satisfacer la creciente demanda de publicaciones era mejorar la eficiencia. Así que iniciamos la búsqueda de una solución que automatizara tanto el proceso de votación como fuera posible. Escuchamos varias propuestas, y aunque SpecBuilder de ASTM estaba en las primeras etapas de desarrollo en ese momento, era evidente que era la mejor solución. 

Soluciones SpecBuilder

La plataforma SpecBuilder de ASTM International ofrece una solución moderna para la colaboración, la votación y la publicación. Desde la adaptación de SpecBuilder, ha aumentado la cantidad de boletas electorales de PPI emitidas, ha mejorado la participación de los miembros en los esfuerzos de colaboración y votación, y el PPI publica la documentación más rápidamente.

Votación

• El proceso simplificado de creación de boletas electorales de SpecBuilder notifica a los votantes cuando se emite una nueva boleta electoral. Como ya no enviamos documentos por correo electrónico, no hay limitaciones en el tamaño de archivos. Los recordatorios de votación automatizados eliminan la necesidad del seguimiento generalizado por correo electrónico, y el personal de PPI ya no debe crear hojas de cálculo de seguimiento separadas.
• Los miembros votantes de PPI inician sesión en SpecBuilder para ver todas las boletas electorales disponibles para sus votos, lo que mejora la participación de los miembros y elimina la necesidad de que el personal vuelva a enviar una boleta si no se entrega un correo electrónico.
• Durante el período de votación, la sección de Informes de votos de SpecBuilder proporciona a los administradores una vista dinámica y consolidada para hacer un seguimiento de la participación de votantes, incluido todo comentario recibido, y monitorear el progreso de los requisitos de respuesta. La eliminación de la recopilación manual de datos ahorra una cantidad considerable de tiempo administrativo y reduce la posibilidad de error humano.
• SpecBuilder envía por correo electrónico a los administradores de grupo un informe consolidado final después del cierre de cada votación.

Colaboración

• Los administradores de grupo crean grupos de colaboración de SpecBuilder específicos de proyectos donde los miembros pueden cargar borradores y archivos de soporte, participar en la discusión y mantener el control de las versiones de los documentos.
• SpecBuilder es un entorno en línea seguro que elimina la necesidad de sitios FTP cuando se trabaja con documentos confidenciales.

Administración

• La interfaz de usuario de SpecBuilder es de fácil navegación y permite a los administradores de grupo agregar y eliminar miembros, crear grupos y proyectos de colaboración y emitir boletas de elección a los miembros votantes de PPI.
• El envío de correos electrónicos a personas que utilizan la función Miembros de grupo de correo electrónico es tan simple como elegir un grupo de SpecBuilder o individuos seleccionados de un grupo.
• El Generador de informes de usuario permite a los administradores de grupo verificar la membresía de los usuarios y grupos de SpecBuilder.

 

Desde el lanzamiento oficial de SpecBuilder en mayo de 2016 hemos llegado a apreciar la rápida respuesta de ASTM a los aspectos de la solución de problemas, atención al detalle y disposición a escuchar nuestras recomendaciones de mejoras adicionales. Hoy en día PPI y ASTM disfrutan de una relación de colaboración con una meta compartida de hacer de SpecBuilder la mejor herramienta posible.

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Resumen de la empresa

• The Plastics Pipe Institute

• PPI es la principal asociación comercial de la industria de tuberías plásticas, que promueve la aceptación y el uso de sistemas de tuberías plásticas a través de la investigación, educación, asistencia técnica y promoción. PPI alienta que los plásticos sean el material preferido para todas las aplicaciones de tuberías, y es el principal recurso técnico, de ingeniería y de conocimiento de la industria. Publica estudios, guías, manuales, calculadoras y herramientas que colaboran en el desarrollo y la evaluación de plásticos para sistemas de tuberías. PPI colabora con organizaciones de la industria que establecen estándares para prácticas de fabricación y métodos de instalación.

Debora Bechtloff es coordinadora de servicios para miembros del Plastics Pipe Institute.

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SpecBuilder de ASTM

Administre los cambios cuando desarrolla documentos internos
La herramienta de administración de colaboración de ASTM International, SpecBuilder, racionaliza la composición y modificación de documentos internos, y así mantiene a los miembros del equipo actualizados y los proyectos dentro de su plazo.

SpecBuilder le permite realizar fácilmente lo siguiente:

• Crear grupos de tareas,
• Discutir y compartir comentarios,
• Hacer el seguimiento de las discusiones y votar sobre las revisiones, y
• Consultar y establecer hipervínculos a los estándares ASTM pertinentes.

Los grupos en colaboración pueden alcanzar el consenso en forma más eficiente al mismo tiempo que mantienen varios borradores simultáneos sin las preocupaciones del control manual de versiones.

En lugar de engorrosas cadenas de correos electrónicos, y sin las limitaciones de capacidad de la bandeja de entrada del correo, SpecBuilder de ASTM registra un índice histórico de comentarios y revisiones dentro de un único repositorio en línea. Después de que se termina un proyecto, usted puede archivar los documentos relacionados y consultarlos en cualquier fecha posterior.

Para obtener más información haga clic aquí (Tel. +1.877.909.ASTM).