Apr 28, 2021

En el entorno virtual actual, el desarrollo de estándares continúa gracias a la dedicación de miembros como usted con el apoyo de herramientas en línea tales como las reuniones con Webex, Zoom y mucho más.

Ponerse en contacto entre las reuniones periódicas, algo que muchos subcomités y grupos de trabajo ya hacen, también puede fomentar una mayor colaboración y conexión. A su vez, trabajar en conjunto con frecuencia (en especial con horarios ajetreados de por sí) puede dar lugar a colaboraciones más eficientes al generar conciencia para que los miembros puedan realizar aportes con más facilidad al desarrollo de un estándar o incluir modificaciones más rápido en un borrador para evitar los votos negativos más adelante.

Las siguientes son algunas sugerencias.

•  Analice utilizar áreas de colaboración. Un área de colaboración ofrece un lugar donde poder compartir borradores con las partes interesadas, sean o no miembros. Estas áreas ayudan a facilitar la programación de reuniones y las comunicaciones grupales.
• Considere un mayor uso de las áreas de colaboración para fines administrativos. Además de ser un espacio para el desarrollo de estándares, un área de colaboración también puede funcionar como foro para debatir posibles estándares o como un nuevo subcomité que será responsable de desarrollar un estándar en un área en particular. Como mencionamos, tanto los miembros como las personas que no lo son pueden participar en estas áreas de colaboración administrativas, que sirven como plataformas para las comunicaciones grupales y la programación de reuniones.
• Haga circular el borrador de un nuevo estándar o una revisión entre las partes interesadas e ínstelas a solicitar la opinión y los comentarios de sus colegas. Este formato virtual brinda una inigualable oportunidad para llegar a más partes interesadas y, si comienza a obtener su opinión y comentarios de manera informal, podrá darles seguimiento e incluirlos en la siguiente reunión del grupo de trabajo.
• Organice reuniones del grupo de trabajo en horarios diferentes, además de las reuniones programadas del comité y subcomité (si es que aún no lo hace). Considere involucrar a más partes interesadas en las promociones para miembros y piense en horarios de reuniones que incluyan a personas de diversos husos horarios con más facilidad.
• Programe una llamada trimestral, mensual o semanal (además de las reuniones que se llevan a cabo una o dos veces al año) por teleconferencia o con Webex para su grupo de trabajo o subcomité. Puede realizar consultas sobre un estándar, las modificaciones necesarias, su uso u otros asuntos.
• Programe reuniones especiales, aunque quizás más informales. Un contacto técnico podría abarcar un nuevo estándar o una revisión significativa de un estándar, tal vez con una o dos diapositivas, en la presentación. Invite, asimismo, a personas que no sean miembros y a posibles usuarios de los estándares y, en caso de hacerlo (y si usa diapositivas), incluya una diapositiva sobre la membresía de ASTM.
• Envíe correos electrónicos con regularidad a las personas que estén interesadas o que participen en un elemento de trabajo determinado, lo cual puede ayudar a mantener a los miembros comprometidos con su desarrollo. Además, analice enviar correos electrónicos periódicos con otros fines, y correos electrónicos a posibles partes interesadas para aumentar el interés.
• Recuerde que las llamadas telefónicas son importantes, por lo que recomendamos apartar tiempo para hacerlas. Tomar el teléfono para establecer una conversación individual puede ser fundamental para abordar los votos negativos. Además, una llamada puede promover el entendimiento, los conocimientos y la conexión.

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