Tiempo de enfocar, enfocar a tiempo

La importancia del orden del día

por Cicely Enright

El orden del día es un factor clave para lograr una reunión eficaz. Este documento crucial, cuando está bien preparado y se lo sigue, indica hacia dónde va su grupo, de dónde viene y los progresos realizados en el camino.

A continuación se ofrece un repaso del modo en que un orden del día puede preparar al presidente y los asistentes para ser eficientes durante la reunión, definir y organizar objetivos para el encuentro y estructurar la actividad, en pocas palabras, hacer que la reunión sea lo más eficaz posible.

Supongamos que faltan varias semanas para la próxima reunión. Es un buen momento para mirar el último orden del día de su grupo, repasar las minutas y la documentación relacionadas y hacer con los miembros un seguimiento de las asignaciones, proyectos o votos negativos.

A continuación presentamos un ejemplo de una lista de preparación:

Revise los resultados de las votaciones;
Eche un vistazo a la correspondencia, los informes de situación y otra información relacionada;
Actualice la lista de asistentes;
Comuníquese con las personas que emitieron votos negativos para consultarles sus problemas o preocupaciones en caso de no haberlo hecho ya;
Póngase en contacto con todas las personas que tenían tareas asignadas;
Controle que estén disponibles para la reunión todos los elementos o equipos audiovisuales necesarios y
Consulte al gerente de personal en caso tener preguntas o inquietudes.

Con las notas y materiales recogidos en los pasos anteriores, usted puede armar el orden del día de la próxima reunión y plasmarlo en papel. Incluya el lugar de la reunión, la fecha y la hora (vuelva a verificar esta información para ser preciso). En caso de haber un cambio inevitable de último momento, puede publicarse en una reunión del comité o de la semana del comité, o notificarse por correo electrónico en caso de haber tiempo suficiente.

Identifique con claridad cada tema en el orden del día, indique la persona a cargo de informar cada punto y la cantidad de tiempo asignado para el debate. Adjunte antecedentes: copias de votos negativos o resúmenes de estos votos (el objetivo es ser lo más claro posible), información técnica, normas borrador, informes de situación y membresía, etc.

En los casos en que el orden del día lo permita, identifique un objetivo para los puntos que tengan planes de acción tales como "determinar la resolución de un voto negativo" o "determinar si se necesita investigación adicional".

Una vez finalizado el orden del día y reunidos todos los documentos relacionados, haga la distribución. Puede realizar los ajustes necesarios si cuenta con tiempo antes de la fecha de la reunión.

Supongamos ahora que ha llegado la fecha de la reunión. El orden del día se convierte en una herramienta que le permite manejar con eficiencia el trabajo a realizar. Comience en punto. Incluya un repaso del orden del día y sus objetivos, y pregunte si hay cambios al orden del día y solicite su aprobación antes de comenzar con la reunión propiamente dicha.

En caso de que el secretario no pudiera asistir, asegúrese de delegar la toma de notas y concéntrese en conducir el debate, utilizando las Reglas de orden de Robert cuando sea necesario. Las personas que conducen una reunión deben conservar una posición neutral, mantener el orden y dar a todos la posibilidad de comentar sin que se desvirtúe la reunión.

Pueden surgir conversaciones paralelas que pueden desbaratar la reunión. Sin embargo, el tema en cuestión puede considerarse en otro punto de la reunión y una nota en una pizarra recordará al grupo los temas o inquietudes que pueden discutirse en el punto otros/nuevos asuntos.

A medida que avanza por los puntos del orden del día, sintetícelos. Haga las aclaraciones necesarias. Pregunte. Asigne. Maneje todas las tareas de la mejor manera posible: concéntrese en los diversos puntos de vista de las personas y en avanzar en el orden del día. Al final, enuncie las conclusiones generales y repase las asignaciones para verificar que todos están de acuerdo.

Después de la reunión, el orden del día aún resulta una herramienta útil cuando usted completa el formulario para solicitar un cierto tiempo hasta su próxima reunión así como los equipos especiales necesarios.

Además, hay que preparar, finalizar y distribuir las minutas. Hay asignaciones que deben llevarse a cabo. Hay tareas que controlar. Y una vez más, el orden del día es un punto de referencia en el proceso de desarrollo de normas.

Para saber aún más sobre reuniones eficaces y otros aspectos para ser un miembro más eficiente de ASTM International, evalúe inscribirse en uno o más de los talleres en línea para participar de la Virtual Officers´Training Week 2009. Haga clic aquí para obtener más información.

Y busque la nueva herramienta electrónica para los presidentes de los subcomités en 2010, que compilará una plantilla del orden del día de reuniones basada en la actividad de los subcomités.

		Magazines & Newsletters / ASTM Standardization News feature PRINCIPAL \| ANUNCIANTES \| CABECERA \| ARCHIVO SUBSCRIPCIONES \| CONTACTO \| EJEMPLAR GRATIS Septiembre/Octubre 2009 En camino Tiempo de enfocar, enfocar a tiempo La importancia del orden del día por Cicely Enright El orden del día es un factor clave para lograr una reunión eficaz. Este documento crucial, cuando está bien preparado y se lo sigue, indica hacia dónde va su grupo, de dónde viene y los progresos realizados en el camino. A continuación se ofrece un repaso del modo en que un orden del día puede preparar al presidente y los asistentes para ser eficientes durante la reunión, definir y organizar objetivos para el encuentro y estructurar la actividad, en pocas palabras, hacer que la reunión sea lo más eficaz posible. Supongamos que faltan varias semanas para la próxima reunión. Es un buen momento para mirar el último orden del día de su grupo, repasar las minutas y la documentación relacionadas y hacer con los miembros un seguimiento de las asignaciones, proyectos o votos negativos. A continuación presentamos un ejemplo de una lista de preparación: Revise los resultados de las votaciones; Eche un vistazo a la correspondencia, los informes de situación y otra información relacionada; Actualice la lista de asistentes; Comuníquese con las personas que emitieron votos negativos para consultarles sus problemas o preocupaciones en caso de no haberlo hecho ya; Póngase en contacto con todas las personas que tenían tareas asignadas; Controle que estén disponibles para la reunión todos los elementos o equipos audiovisuales necesarios y Consulte al gerente de personal en caso tener preguntas o inquietudes. Con las notas y materiales recogidos en los pasos anteriores, usted puede armar el orden del día de la próxima reunión y plasmarlo en papel. Incluya el lugar de la reunión, la fecha y la hora (vuelva a verificar esta información para ser preciso). En caso de haber un cambio inevitable de último momento, puede publicarse en una reunión del comité o de la semana del comité, o notificarse por correo electrónico en caso de haber tiempo suficiente. Identifique con claridad cada tema en el orden del día, indique la persona a cargo de informar cada punto y la cantidad de tiempo asignado para el debate. Adjunte antecedentes: copias de votos negativos o resúmenes de estos votos (el objetivo es ser lo más claro posible), información técnica, normas borrador, informes de situación y membresía, etc. En los casos en que el orden del día lo permita, identifique un objetivo para los puntos que tengan planes de acción tales como "determinar la resolución de un voto negativo" o "determinar si se necesita investigación adicional". Una vez finalizado el orden del día y reunidos todos los documentos relacionados, haga la distribución. Puede realizar los ajustes necesarios si cuenta con tiempo antes de la fecha de la reunión. Supongamos ahora que ha llegado la fecha de la reunión. El orden del día se convierte en una herramienta que le permite manejar con eficiencia el trabajo a realizar. Comience en punto. Incluya un repaso del orden del día y sus objetivos, y pregunte si hay cambios al orden del día y solicite su aprobación antes de comenzar con la reunión propiamente dicha. En caso de que el secretario no pudiera asistir, asegúrese de delegar la toma de notas y concéntrese en conducir el debate, utilizando las Reglas de orden de Robert cuando sea necesario. Las personas que conducen una reunión deben conservar una posición neutral, mantener el orden y dar a todos la posibilidad de comentar sin que se desvirtúe la reunión. Pueden surgir conversaciones paralelas que pueden desbaratar la reunión. Sin embargo, el tema en cuestión puede considerarse en otro punto de la reunión y una nota en una pizarra recordará al grupo los temas o inquietudes que pueden discutirse en el punto otros/nuevos asuntos. A medida que avanza por los puntos del orden del día, sintetícelos. Haga las aclaraciones necesarias. Pregunte. Asigne. Maneje todas las tareas de la mejor manera posible: concéntrese en los diversos puntos de vista de las personas y en avanzar en el orden del día. Al final, enuncie las conclusiones generales y repase las asignaciones para verificar que todos están de acuerdo. Después de la reunión, el orden del día aún resulta una herramienta útil cuando usted completa el formulario para solicitar un cierto tiempo hasta su próxima reunión así como los equipos especiales necesarios. Además, hay que preparar, finalizar y distribuir las minutas. Hay asignaciones que deben llevarse a cabo. Hay tareas que controlar. Y una vez más, el orden del día es un punto de referencia en el proceso de desarrollo de normas. Para saber aún más sobre reuniones eficaces y otros aspectos para ser un miembro más eficiente de ASTM International, evalúe inscribirse en uno o más de los talleres en línea para participar de la Virtual Officers´Training Week 2009. Haga clic aquí para obtener más información. Y busque la nueva herramienta electrónica para los presidentes de los subcomités en 2010, que compilará una plantilla del orden del día de reuniones basada en la actividad de los subcomités.