Los congresos se hacen ecológicos

Reducción del impacto de los congresos en el medio ambiente

por Patricia Quigley

Si está pensando en hacer que su cuerpo esté más sano en el próximo congreso al que asista, tal vez deba eliminar las dos cucharas de azúcar que generalmente agrega en ese gran vaso sintético desechable blanco de café.

Si está buscando que el medio ambiente esté más saludable en el próximo congreso que organice, tal vez deba eliminar ese vaso sintético.

No sólo Al Gore, los municipios que buscan disminuir los costos de los rellenos sanitarios y los padres que usan contenedores de reciclaje combinado, se preocupan por las huellas de carbono, las emisiones de gas invernadero y el deshielo del casquete polar. También lo hacen los organizadores, proveedores y participantes de congresos internacionales con 3.500 asistentes organizados en lugares exóticos y quienes concurren a seminarios internos chicos que se dictan en el piso de abajo de sus oficinas.

En el mundo de los congresos, las convenciones y las exhibiciones, cada vez suena más fuerte la idea de "respeto por la ecología". Y eso es bueno, dicen los expertos de la industria y del gobierno.

Congresos que respetan más el medio ambiente

"Cada vez son más las personas —desde quienes organizan un acontecimiento hasta quienes concurren a un congreso— que toman conciencia y compromiso sobre la protección del medio ambiente tanto en el ámbito profesional como personal", dice Sue Tinnish, directora de la iniciativa de Intercambio de Prácticas Aceptadas (APEX, Accepted Practices Exchange) del Consejo de la Industria de los Congresos (CIC, Convention Industry Council) y presidente del grupo de trabajo de congresos y acontecimientos ecológicos del Subcomité E06.71 sobre Sostenibilidad (ver artículo relacionado, "Colaboramos con el desarrollo de normas en pos de congresos y acontecimientos ecológicos"). "Vemos esto en muchos ámbitos, desde empresas y organizaciones que arman acontecimientos internacionales que se preocupan por respetar el medio ambiente hasta hoteles que centran su atención en prácticas que no lo perjudiquen y quienes asisten a los congresos y son cuidadosos en cuanto al reciclaje o prefieren no tomar agua embotellada. Es un enfoque importante que sólo podrá beneficiar al mundo en general".

Dru Meadows, directora de theGreenTeam, Inc., Tulsa, Oklahoma, empresa consultora estratégica medioambiental especializada en cuestiones de la industria de la construcción y del desarrollo sustentables estratégico, admite que viene creciendo la demanda de encuentros que respeten más el medio ambiente (refiérase también al recuadro “La ASTM cumple con su parte”).

"La organización de acontecimientos que respeten más el medio ambiente ha cambiado en muchos sentidos. Primero, hay muchísimos más acontecimientos que se concentran en el tema de la sustentabilidad y, desde luego, enseguida se autoevalúan y miden o mejoran su impacto en el medio ambiente. Sin embargo, aunque el tema de interés del acontecimiento no se centre en el medio ambiente, cada vez se reconoce más la preocupación de los asistentes al respecto", dice Meadows, presidente del Subcomité E06.71 y autora de temas de sustentabilidad. "Hay un gran interés en el mercado en todos los niveles. Uno no puede entrar a la habitación del hotel sin encontrarse ese cartelito sobre la cama que dice ‘Si desea ayudar a ahorrar agua, cuelgue la toalla’.’”

Ese letrerito es sólo el comienzo. Algunas empresas y organizaciones están dejando de hacer congresos a distancia, que reemplazan con teleconferencias en las que participantes de Peoria a Polonia pueden intercambiar ideas en forma virtual. Algunas están investigando a sus proveedores más que nunca con el fin de encontrar los lugares y los proveedores que más respeten el medio ambiente. Otras están alentando a los participantes a ser responsables en las decisiones que tomen durante los congresos, como por ejemplo, la frecuencia con la que pidan que les cambien las sábanas.

El CIC comparte información de Meeting Strategies Worldwide, empresa dedicada a la gestión de acontecimientos y a brindar capacitación y asesoramiento afines con sede en Portland, Oregón, sobre dos de los principales beneficios de la realización de congresos más ecológicos: las ventajas económicas y medioambientales. "Por ejemplo, si se juntan los portatarjetas de identificación en un acontecimiento de 1.300 asistentes para volver a usarlos, el organizador podría ahorrar aproximadamente $975". Y, "si un acontecimiento de cinco días sirve refrigerios, desayunos, almuerzos y recepciones para 2.200 personas en recipientes de loza en lugar de desechables de plástico, se evitaría el envío de 1.890 libras (857 kg) de plástico a los rellenos sanitarios". Meeting Strategies Worldwide también dice que los congresos que respetan el medio ambiente ofrecen ventajas en cuanto a la competencia y las posibles reglamentaciones.

Organicemos congresos más ecológicos

El interés por los congresos ecológicos empieza en los estratos más altos. La Agencia de Protección Ambiental de los EE. UU., que en 2007 se acercó a la ASTM International para trabajar en normas que apunten a lograr acontecimientos sustentables, ofrece asesoramiento para los organizadores de congresos, proveedores de servicios, anfitriones y asistentes (entre a www.epa.gov/oppt/greenmeetings/index.htm). Si bien la EPA no pretende ser la líder de los acontecimientos ecológicos, sí analiza detenidamente sus actividades. Harry Lewis, abogado asesor de la Oficina de Sustancias Tóxicas y Prevención de la Contaminación (OPPT, por sus siglas en inglés) de la EPA, con sede en Washington, D.C., dice, “En mayo del año pasado, la EPA adoptó una norma provisoria para los funcionarios encargados de las adquisiciones que les solicitaba que tuviesen consideración sobre el impacto de muchas categorías en el medio ambiente a la hora de evaluar los atributos globales de un posible proveedor de servicios o de instalaciones.

Muchas organizaciones están haciendo lo mismo. Aunque tal vez todavía no haya un movimiento masivo de encuentros ecológicos, la inclinación hacia el cuidado del medio ambiente en la planificación de congresos es cada vez mayor. Eso implica un cambio de actitud en algunos casos y educación, en otros. Y además supone trabajo.

Shawna McKinley, ex directora ejecutiva de Green Meeting Industry Council (asociación de la industria de congresos dedicada a la promoción de prácticas que respeten el medio ambiente) y ahora gerente de proyectos de Meeting Strategies Worldwide, reconoce que si bien organizar congresos que respeten el medio ambiente implica un gran esfuerzo, es posible.

Una de las primeras cosas que debe hacer un organizador de acontecimientos, dice ella, es "preguntarse, '¿Realmente me hace falta esto?'. Nos hemos acostumbrado a ofrecer y hacer muchas cosas en los congresos que no son necesarias. Si los asistentes desean aceptar el cambio, piense en reducir algunas cosas como por ejemplo, la entrega de programas impresos y de folletos en los cursos, hacer que se laven las sábanas todos los días y enviar invitaciones y publicidad por correo convencional", dice McKinley.

Los beneficios, menciona McKinley, no son sólo para el medio ambiente. "En este momento, muchos grupos cuentan con una base de prácticas ecológicas o están intentando desarrollar sus propias pautas. El próximo paso de esta práctica será evaluar cómo seguir y medir la eficacia de sus métodos. En los congresos, no simplemente cuenta 'sentirse bien' y 'verse bien'", dice ella. "Importa el rendimiento de la inversión, que debe medirse desde el punto de vista económico, ecológico y social". Para cada práctica, los organizadores y proveedores deberían preguntar '¿Cómo puedo medir esto?' y '¿Cómo sabré que obtuve un buen resultado?'. Hay muchos ejemplos de cosas susceptibles de ser medidas: la cantidad de residuos reciclados o convertidos en abono, cuánta comida local u orgánica se sirvió, la cantidad de emisiones evitadas y aportadas, los costos ahorrados o realizados por la reducción del uso de papel o la compra de comida sustentable".

"El compromiso de empezar es el principal obstáculo", dice McKinley. "Armar un equipo u obtener la aprobación de las autoridades para la iniciativa suele ser la mayor traba. Una vez superados, en verdad se puede arrancar de cualquier nivel de compromiso".

Y cuando se logró eso, el abanico de opciones que se abre es muy amplio. "Los congresos que llevan la delantera en cuanto a prácticas sustentables han ido más allá del reciclaje y se opusieron al agua embotellada y a la compensación de emisiones de carbono", dice MacKinley.

"Están abordando cuestiones más desafiantes como obtener el compromiso de los patrocinadores, convertir los residuos en abono, medir el impacto y reducir el uso de energía".
Meadows agrega, "Ahora las exigencia son muchas (alimentos locales, hoteles ecológicos, ecoturismo, mitigación de carbono por el impacto del transporte del congreso, etc.). Cualquier persona que viaje con frecuencia en avión le podrá contar que la mayoría de los hoteles profesan ética ecológica porque no lavan las toallas si uno las cuelga. Esa medida en verdad ahorra agua, detergentes, energía y trabajo. Sin embargo, las opciones y las expectativas han aumentado muchísimo."

A la larga, dice Meadows, la clave es el equilibrio. "Puedo resolver un aspecto desde una dimensión. Puedo solucionar el tema del agua, pero eso podría provocar un problema de energía. Entonces debo mantener el equilibrio entre lo económico, lo social y lo ecológico para lograr un resultado que sea realmente sustentable."

Patricia Quigley es una periodista y relacionista premiada, que ha escrito para publicaciones locales, regionales, nacionales e internacionales. Reside en el sur de Nueva Jersey, en donde obtuvo su licenciatura en comunicación y su maestría en redacción de Rowan University.