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Noviembre/Diciembre 2010
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Las diez mejores prácticas de los buenos laboratorios

Lecciones de una trayectoria en el laboratorio

Más allá de las simples instrucciones de un laboratorio químico “¡No pruebe las sustancias químicas; no huela las sustancias químicas y no observe muy de cerca las sustancias químicas —y use sus gafas de seguridad!”, están las mejores prácticas que se aplican a las instituciones dedicadas a hacer pruebas en todas las disciplinas científicas e ingenieriles.1

Hay diez prácticas que los laboratorios, las instituciones dedicadas a hacer pruebas y los analistas particulares deberían tener presentes cuando realizan tareas analíticas cotidianas. Muchos profesionales pueden considerar que diez prácticas son "pan comido". Y eso es bueno. Sin embargo, los que estamos dispuestos a decir la verdad admitiremos que hubo ocasiones en que hemos derrapado un poco en una o dos. Estos “derrapes” pueden afectar la validez del resultado de la prueba.

La importancia de la precisión de los resultados es incalculable. Los resultados de las pruebas le cambian la vida a la gente. Esto es completamente cierto en los campos médico y forense. También es cierto para quienes probamos productos, a veces productos comunes. Es importante obtener la respuesta correcta. Para los buenos laboratorios, estas mejores prácticas pasan a ser procedimientos de rutina; para los buenos analistas, se convierten en hábitos. El objetivo es producir resultados de calidad. [Lea más acerca de los programas de ASTM Internacional que contribuyen a las mejores prácticas de laboratorio.]

La regla general para todas estas prácticas es: Si no lo documentó —no lo hizo. La documentación es de vital importancia. Si no hay documentación, desarróllela; de lo contrario… vuelva a leer la regla.

Para los laboratorios e instituciones dedicadas a hacer pruebas que estén pensando en solicitar su acreditación, cumplir estas diez prácticas será un paso importante para lograr ese objetivo.

1. Establezca y cumpla procedimientos

Desarrolle procedimientos básicos, por ejemplo, para recibir, identificar, asignar, intercalar, probar, informar o eliminar muestras. Para algunas organizaciones, está bien tener un sistema de calidad integral con un sistema de gestión electrónica de información de laboratorio. Sin embargo, lo necesario puede ser un proceso simple, ordenado y seguido con exactitud.

Las muestras no deben languidecer en la zona de recepción sin ser asignadas, deben registrarse, recibir un identificador único y ser asignadas a un analista o equipo analítico en no más de uno o dos días laborales luego de haber llegado al laboratorio. Si bien algunos creadores de sistemas de gestión de información de laboratorio exigirán con razón que el identificador único no contenga información específica de la muestra, cierta información, como por ejemplo el código de un cliente o la fecha de arribo, suele ser útil para manejar las muestras. Según el laboratorio, la asignación de muestras a un analista o equipo analítico en particular podría depender del tipo de muestra, de la carga de trabajo o de otros criterios. Para permitirles a los analistas planificar su trabajo, una vez asignadas, las muestras deberían pasarse a una zona de espera para el equipo o analista. Si bien la norma suele ser que la primera en entrar es la primera en salir, retenerlas unos días para que "se armen las partidas" puede funcionar bien para algunos tipos de muestras.

También debería respetarse un proceso ordenado para eliminar la muestra luego de su análisis Los registros de inventario deberían incluir detalles que expliquen reglas ambientales y de seguridad. En el caso de que puedan entablarse acciones legales, deben mantenerse válidas las cadenas de custodia y tal vez las muestras deban ser retenidas o devueltas a quien las haya enviado. Las acciones legales pueden ser muy largas. Por lo tanto, cuando un laboratorio retiene muestras, debe almacenarlas en forma ordenada.

2. Mantenga el nivel de aptitud del personal

Los analistas deben haber estudiado, recibido capacitación y adquirido experiencia, ya sea mediante educación formal o práctica, suficiente para realizar las tareas analíticas asignadas. La educación y la formación de aprendices ofrecen la base y una noción de la competencia del analista, pero no la garantizan. Esta práctica le ayuda a los analistas a mantener y documentar su capacidad.

Cada cierto tiempo, los analistas deberían hacer pruebas de aptitud, que demuestran que el analista conserva su capacidad con el paso del tiempo. Eso les ofrece a los clientes e interesados un mayor nivel de garantía de que el laboratorio se ocupa de mantener su aptitud para realizar un método de prueba de tal manera que producen resultados válidos. (En el caso de los laboratorios acreditados, se exigen pruebas de aptitud periódicas).

Si un laboratorio decide ampliar sus capacidades, sus analistas deberán recibir capacitación sobre los nuevos análisis. La formación complementaria le ofrece al analista la oportunidad de ampliar su competencia en una especialidad actual o en un nuevo sector tecnológico. Cuando compran instrumental nuevo, los laboratorios deberían pensar seriamente en incluir el programa de capacitación que ofrece el fabricante. El laboratorio debería planificar pruebas de aptitud de la nueva especialidad. 

3. Valide los métodos

Las necesidades y técnicas de validación del método cambiarán como cambia el grupo que usa un método en particular. Los laboratorios que trabajan en campos con métodos de uso extendido, como los laboratorios ambientales y clínicos, tienen técnicas más establecidas que los campos con una comunidad de interés menor. Los laboratorios de investigación que desarrollan nuevos métodos de prueba podrían ofrecer su trabajo para que otros lo reproduzcan y, así, validarlo.

Cuando los laboratorios de prueba y calibración seleccionan un método de prueba, el objetivo es elegir uno que dé un resultado exacto dentro de un nivel aceptable de incertidumbre que pueda ser reproducido por muchos analistas. Los métodos de prueba tienen su origen en varias fuentes: organizaciones que desarrollan normas, fabricantes de equipos e instrumental, universidades, consorcios y otras organizaciones y particulares. Los laboratorios particulares desarrollarán nuevos métodos o modificarán los existentes para adecuarse a pruebas específicas que deban realizar. Con la posible excepción de las organizaciones que desarrollan normas que usan un proceso de desarrollo por consenso riguroso, no puede asumirse la validez de los métodos creados en cualquier otro ámbito.

No es necesario que todos los laboratorios usen el mismo método para probar el mismo objeto. Sin embargo, cada laboratorio debe ser capaz de alegar que el método elegido puede dar resultados exactos, que se logra mediante la validación del método por parte de muchas organizaciones o analistas que lo aplican usando el mismo objeto de prueba que tiene un resultado previsible. Si hubiera, debería usarse un material de referencia estándar que se pueda correlacionar del Instituto Nacional de Normas y Tecnología (NIST, por sus siglas en inglés) o un artefacto de prueba establecido con un resultado conocido. Para que una validación salga bien, los resultados de múltiples pruebas deberá estar dentro de un valor de incertidumbre aceptable, es decir, un margen de error estadísticamente aceptable.

En el caso de los métodos usados en pocos laboratorios, o en ninguno, la validación puede plantear dificultades. Un proceso de validación posible sería 1) que diferentes analistas del mismo laboratorio apliquen el método usando el mismo material de referencia estándar o artefacto de prueba, o 2) desarrollar cuadros de control pertinentes (ver a continuación) en donde los resultados de las pruebas de uno o más analistas puedan seguirse con el tiempo. En las pocas ocasiones en que haya un sólo analista competente, ese analista debería hacer muchas pruebas independientes del protocolo con el tiempo usando el mejor material de referencia estándar que haya. Para medir la reproducibilidad, exactitud e incertidumbre del método, pueden usarse cuadros de control. Alguien que no sea el analista debería revisar los datos y cuadros de control para afirmar que el método haya sido validado con un margen de incertidumbre establecido.

A menudo, hay laboratorios de investigación que enfrentan la realidad de ser los únicos que hacen la prueba y el desafío extra de un método sin antecedentes de uso. La validación comienza comunicando en forma clara los procedimientos usados para desarrollar el método, por regla general mediante su publicación en una revista científica. La publicación permite que otras personas 1) evalúen si el método tiene errores sistémicos y 2) reproduzcan el trabajo para obtener los mismos resultados del primer trabajo. Si la muestra analizada por el primer investigador y por los que reproducen el trabajo es un material de referencia estándar, el nuevo método ha dado un paso importante hacia la validación.

4. Use materiales de referencia estándar que puedan correlacionarse

Entre los usos del material de referencia, está la validación de métodos que ayuden a garantizar datos exactos de pruebas individuales, la calibración del instrumental y la evaluación del nivel de aptitud del analista. En los EE. UU., un material de referencia estándar del NIST es considerado el "patrón áureo" para ese material. El NIST tiene más de mil artículos diferentes de material de referencia estándar que cubren diversas tecnologías.2 Los resultados de los análisis respaldados por materiales de referencia estándar que se correlacionan con el NIST son ampliamente reconocidos como válidos.

Un material de referencia estándar debe estar a la altura del uso deseado, por ejemplo:

  • Para un análisis cuantitativo en un laboratorio químico analítico, una serie de materiales de referencia con contenido al nivel  elemental conocido que abarque los intereses del análisis ; o
  • En un laboratorio médico, un virus o bacteria conocidos para un análisis cualitativo o un suero con un contenido de glucosa conocido para hacer un análisis cuantitativo de diabetes.

Si bien incluye muchos artículos, el material de referencia estándar del NIST no cubre todas las necesidades de los análisis de laboratorio. Las normas de otras organizaciones suelen ser valiosas. Los objetos de prueba excedentes pueden conservarse y usarse como materiales de referencia, en particular por laboratorios que hacen pruebas repetitivas de un objeto y tienen exigencias analíticas excepcionales, por ejemplo, contenido elemental. Una ventaja típica de los objetos conservados para hacer pruebas repetitivas es que casi siempre tienen la misma matriz. Si la prueba es no destructiva, por ejemplo, la fluorescencia de rayos X, la vida útil del objeto conservado es ilimitada.

En todos los casos, mantenga materiales de referencia de buena calidad para maximizar su vida útil y cuando encuentre uno bueno, no lo pierda de vista.

Estrechamente relacionada, está la pureza de otras sustancias químicas usadas en las pruebas. Salvo raras excepciones, todas las sustancias químicas sólidas que se usen para desarrollar curvas de calibración para determinar el contenido elemental y los ácidos usados para disolver los sólidos, etc. deben tener grado de reactivo o mejor.3 Los métodos de prueba deben identificar el grado mínimo de las sustancias químicas exigido para el método. La validez de los resultados depende del componente más débil del sistema.

5. Haga la prueba por duplicado

El objetivo de hacer la prueba por duplicado (a veces por triplicado) es reforzar la confianza en que la prueba dio resultados confiables. La repetición de los datos que están en consonancia es una buena medida del método y de la reproducibilidad del objeto de prueba, pero no demuestra la exactitud (validez) de los datos. Sin embargo, si la misma prueba incluye un material de referencia, entonces la confianza en los datos del objeto de prueba aumenta considerablemente en comparación con la prueba de una sola muestra del objeto. Si los datos del objeto de prueba repetido no coinciden, uno o más datos podrían no ser válidos; probablemente haya que volver a probar el objeto o a revisar el procedimiento.

Procure que no quedarse sin muestra. Se dan circunstancias atenuantes cuando no puede hacerse la prueba por duplicado, ya sea por cantidad insuficiente del objeto de prueba del raspado de una superficie o muestras fragmentarias en ámbitos forenses; el alto costo del objeto cuando la prueba es destructiva, por ejemplo, los metales preciosos; o una cantidad abrumadora de objetos diferentes, pero relacionados cuando el tiempo es primordial, por ejemplo, muestras de diferentes lugares para evaluar "qué tan limpio es limpio" cuando se limpia un edificio contaminado. El uso de materiales de referencia como controles (ver abajo) pasa a ser primordial cuando la prueba sólo incluye una sola muestra del objeto de prueba. Cuando la prueba se hace consecutivamente con poca intervención del hombre, como es el caso de los analizadores automatizados de laboratorio, los controles deberían hacerse al inicio y al final de una prueba o muy próximos a esos puntos como mínimo. Cuando hay muchas muestras de prueba, los controles adicionales deben espaciarse adecuadamente por el grupo de muestras para dar confianza en que los datos de cada objeto de prueba son válidos.

6. Conserve los datos originales

Cuando registra por primera vez los datos, ya sea en formato electrónico o digital, en una computadora portátil o en el papelito que tenga más a mano, guárdelos. En los laboratorios modernos, los datos originales escritos a mano ya no son lo normal, pero si los datos se registran por primera vez de esa manera, pasa a ser fundamental conservar ese documento. Más allá de la frecuencia con la que los datos se pasen a hojas electrónicas, bases de datos u otros medios, el punto inicial en el cual se registran los datos debe formar parte de la documentación.

La adquisición de datos electrónicos es lo normal en los laboratorios hoy en día, en especial con los analizadores automatizados que se usan en los laboratorios para todas las disciplinas científicas. La ventaja de los datos digitales es que pueden almacenarse grandes cantidades de estos en dispositivos relativamente pequeños, por ejemplo, en CD o unidades miniaturas. Sin embargo, se debe considerar la recuperación de datos de medios electrónicos anticuados. Los procedimientos de laboratorio deberían indicar el tiempo que se guardarán los resultados de las pruebas, que dependerá de la actividad comercial de la institución, de las necesidades del cliente y de la posibilidad de que acontezcan acciones legales. En estos tiempos, los laboratorios deberían poder leer los datos originales, ya sea manteniendo equipos o transfiriendo datos a nuevos medios. (Apéndice del patrón áureo: si no tiene acceso a un documento, no lo documentó lo suficiente.)

7. Asigne los instrumentos y equipos a los analistas

Los instrumentos científicos son herramientas sensibles; necesitan atención personalizada. Mientras más sofisticados sean los instrumentos, más sensibles pasan a ser, en especial, si están rotulados con grado de investigación. Cuando un solo miembro del personal usa principalmente el instrumento, el tiempo de uso, la calibración, el mantenimiento y otras cuestiones se reducen al mínimo. Sin embargo, una buena práctica es asignarle formalmente a ese analista la responsabilidad de mantener el instrumento en buen estado y de avisarles a la dirección si éste no funciona bien. Cuando son muchos los miembros del personal que usan un instrumento, asígnele estas responsabilidades al principal usuario, quien deberá programar el tiempo de uso para otros miembros del personal, brindar capacitación y orientación a nuevos usuarios, garantizar que los cuadros de control sean actuales y garantizar que la calibración y el mantenimiento se hagan a tiempo.

El usuario principal deberá también tener en existencia una cantidad razonable de repuestos básicos (lámparas, férulas, tubos, etc.) y artículos de consumo, como los gases portadores. Con esta preparación, se reducirá el tiempo de inactividad del instrumento. Si se avería un instrumento, el usuario principal deberá determinar con la dirección del laboratorio si hay fondos suficientes para requerir una reparación y, cuando estén los fondos, deberá controlar que se realice la reparación. El usuario principal también deberá avisar sobre el problema a los demás usuarios tal vez colocando en el aparato una simple y llamativa etiqueta que diga "fuera de servicio".

8. Calibre los instrumentos

Los calibración de los instrumentos, en este contexto, es confirmar que un instrumento funciona bien antes de aplicar un método de prueba, ya sea una simple balanza o un analizador sofisticado. (A los laboratorios acreditados, se les suele exigir que hagan calibrar en forma periódica los instrumentos por organizaciones certificadas independientes).

i se obtiene un resultado erróneo habiendo usado un material de referencia estándar, esto puede deberse a un problema en el desempeño del instrumento. Un analista con experiencia a menudo sabrá dónde está el problema "escuchando" el instrumento. Con frecuencia, una simple recalibración, como ejecutar un procedimiento para restaurar el sistema electrónico del instrumento, puede solucionar el inconveniente. Si el comportamiento irregular no puede remediarse mediante una simple recalibración, el analista asignado deberá resolver el problema requiriendo un servicio de calibración profesional o llamando a un experto en instrumentos.

9. Use cuadros de control

Los cuadros de control son excelentes herramientas para varios usos, entre ellos, los mencionados anteriormente. Un cuadro de control le permite a un laboratorio controlar los resultados de un material de referencia o muestra de control al final de cada prueba. Le da al laboratorio una noción de la calidad de la prueba y de los resultados del laboratorio para esa prueba en particular con el paso del tiempo. 

El cuadro de control de Shewhart representa gráficamente resultados de pruebas individuales para un material de referencia o muestra de control con el paso del tiempo (consulte la Figura 1 para ver un ejemplo).4 Si bien Shewhart establece una desviación de la media de 3 sigmas como límites de control aceptables, estos pueden fijarse para cada caso en particular. Los clientes del método de prueba deberían participar en la determinación de los límites de control. 

Los cuadros de control suelen usarse para controlar la ejecución de una prueba para la institución como un todo, pero pueden fijarse para cada instrumento, analista, variable o combinación de estos. Los cuadros de control indican en forma inmediata, visual y cuantificable si cada prueba se ha realizado bien. Cuando una muestra de control da un resultado fuera de los límites de control, entra en duda la exactitud de la prueba. Normalmente, los laboratorios volverán a hacerla. Si el resultado para la muestra de control de la nueva prueba está dentro de los límites de control, el laboratorio seguirá con sus procedimientos habituales e informará los resultados de la prueba correcta. El resultado de la prueba original y el de control de  la segunda prueba deberán registrarse en el cuadro de control para controles futuros. Si las muestras de control siguen dando resultados que estén fuera de los límites de control, demostrando una desviación5 u otro comportamiento irregular, el laboratorio no debería hacer esta prueba hasta que se haya encontrado y resuelto el problema. Los cuadros de control son valiosos porque pueden impedir que se informen resultados cuestionables a los clientes. Sin embargo, si se llegaran a poner en tela de juicio resultados informados con anterioridad, se debería notificar a los clientes que hayan recibido esos informes. (En el caso de los laboratorios acreditados, tal notificación es una exigencia). 

10. Documente todo y mantenga buenos registros

Vuelvo al patrón áureo "Si no lo documentó, no lo hizo", los registros ordenados benefician a las instituciones dedicadas a hacer pruebas. Un sistema ordenado de registros puede ser a primera vista un indicio para clientes, auditores, autoridades gubernamentales y jurídicas, etc. de que la institución sigue sus procedimientos. Los registros ofrecen una fuente de información para capacitar a nuevos miembros del personal sobre cómo ejecutar el conjunto de métodos del laboratorio. Cuando los clientes piden copias de los resultados de sus pruebas, ya están listas, lo que contribuye a la satisfacción y asiduidad de los clientes. Y lo más importante, cuando hay que defender los resultados de las pruebas, estos documentos son fundamentales.

Los laboratorios que traten de conseguir la acreditación necesitarán documentos sobre la validación del método, pruebas de aptitud, calibración de los instrumentos y la mayoría de las prácticas cubiertas aquí. Si el laboratorio hace pruebas para ámbitos regulados, se exigirán registros que demuestren la competencia en ese ámbito. Ante acciones legales, por ejemplo, cuando el objeto de prueba causa daños, los registros pueden demostrar que la institución que hizo las pruebas siguió los procedimientos de prueba pertinentes y así reducir o descartar su responsabilidad. Cuando no hay documentos, pueden plantearse dudas sobre la validez del resultado de la prueba y, potencialmente, sobre la competencia o negligencia de la institución. La institución dedicada a hacer pruebas es vulnerable a perder clientes y sus analistas, gerentes y propietarios, a recibir multas, sanciones u otras consecuencias.

Como la necesidad de contar con documentación surge en diferentes puntos del proceso de ejecución de una prueba, la buena práctica de laboratorio le achaca la responsabilidad continua al analista particular para que inicie y mantenga documentos. La persona que cumple una función es responsable de documentarla y de guardar el registro en el lugar adecuado. Sirve como aviso de que la calidad es responsabilidad de cada analista y debe ser incorporada a cada aspecto de un análisis, incluso al trabajo administrativo. Como dice el refrán, “la calidad incorporada no debe ser inspeccionada”.

Referencias
1. El autor quisiera reconocer que parte de este trabajo es el resultado de un estudio sobre evaluación de cumplimiento de normativas para el Departamento de Seguridad Nacional de los EE. UU. realizado con la financiación de la División de Pruebas y Evaluación y de la Dirección de Normas, Ciencia y Tecnología de la Oficina de Normas del mencionado departamento. Además, el autor les está muy agradecido al Dr. Eric Sylwester, del Homeland Security Studies and Analysis Institute (Instituto de Estudios y Análisis sobre la Seguridad Nacional), y a Robert Tuohy Jr. por sus ideas y sugerencias, que resultaron inestimables para enriquecer estas mejores prácticas.
2. Para obtener información sobre el material de referencia estándar del NIST, ingrese a www.nist.gov/srm.
3. El término grado de "reactivo" es una palabra técnica para sustancias químicas de pureza aceptable que se usan en el nivel más preciso del análisis químicos. Las purezas aceptables suelen estar señaladas en las normas publicadas de organizaciones normativas, como por ejemplo ASTM, AOAC.
4. Para obtener más información sobre cuadros de control desarrollados por Walter A. Shewhart, consulte “Shewhart Control Chart” (Cuadro de control de Shewhart) en www.itl.nist.gov/div898/handbook/mpc/section2/mpc221.htm y
“Statistical Quality Control Using Control Charts” (El control estadístico de la calidad mediante el uso de cuadros de control) en www.gigawiz.com/qc.html#VarQC.
5. Una desviación es un descenso o ascenso constante en el resultado de la prueba de la muestra de control que, si persiste, con el tiempo puede hacer que el resultado caiga fuera de los límites de control.

Robert L. Zimmerman Jr. es miembro del Homeland Security Studies and Analysis Institute, con sede en Arlington, Virgina, una unidad operativa de Analytical Services Inc. Tiene una maestría en química. Durante su trayectoria en el Servicio de Aduanas y Protección Fronteriza de los EE. UU., se desempeñó como director del New Orleans Field Laboratory (Laboratorio de Campo de Nueva Orleans) y del Research Laboratory (Laboratorio de Investigaciones) del Servicio de Aduanas y Protección Fronteriza en Springfield, Virginia. Ambos laboratorios están acreditados por la norma ISO 17025 de la Organización Internacional para la Normalización (ISO), Requisitos generales para determinar la aptitud de los laboratorios de prueba y calibración.