Instrucciones para ser un contacto técnico eficaz e instrucciones para redactar un voto negativo eficaz

por Christine Sierk

Se han publicado varios artículos en SN y se han ofrecido varias sesiones de capacitación que resumen las principales obligaciones de los directivos de comités, subcomités y grupos de trabajo, pero hay una función que no se ha definido, aunque suele estar al frente en el desarrollo de normas: el contacto técnico.

Asimismo, se han publicado artículos y sesiones de capacitación sobre la deliberación y resolución de votos negativos, pero no siempre es fácil recordar pautas claras sobre lo que se debe incluir en un voto negativo. Dado que el contacto técnico suele ser quien responde directamente a un miembro que vota negativamente, nos pareció apropiado abordar estos dos temas en forma conjunta.

El contacto técnico
El contacto técnico posiblemente desempeña el papel más importante en el proceso de desarrollo de normas de la ASTM y las funciones pueden variar. Los contactos técnicos pueden ser el miembro del comité técnico nombrado para asistir al usuario de la norma en caso de preguntas técnicas; puede ser el principal autor de un nuevo borrador de norma; o puede ser el individuo encargado de un asunto específico en votación de una norma existente. En todos los casos, el contacto técnico necesita tener experiencia, conocimientos y buena aptitud para la comunicación.

Cuando la ASTM International recibe una petición de asistencia técnica de un usuario de una norma aprobada, nuestro objetivo es obtener una respuesta técnica para ese cliente lo antes posible. En el caso de algunos comités pequeños, el presidente del subcomité podría ser el contacto técnico para este fin y responder directamente a la pregunta. Otros comités nombran a miembros del subcomité para que sean el contacto para cada una de las normas bajo su jurisdicción. Es importante que el individuo nombrado esté muy familiarizado con todos los aspectos de la norma y que pueda dar consejos prácticos sobre la manera de implementarla. Si bien las respuestas generalmente son informales, debe quedar claro que la respuesta es una opinión personal y no el punto de vista de consenso del comité y, en el caso de correspondencia, no se utiliza papel membreteado de la ASTM.

Cuando un contacto técnico adquiere la aprobación del subpresidente para crear un nuevo borrador de norma, primero deberá registrar el trabajo en línea, nombrarse como contacto técnico e incluir un razonamiento específico para la actividad. Es importante que el contacto técnico revise en línea el resumen de la partida de trabajo según corresponda para reflejar cualquier cambio que se produzca en el alcance o palabras clave a medida que se vaya completando el documento. Él o ella también deberá actuar como presidente del grupo de trabajo en la redacción de la norma antes de la votación, invitando a otros expertos (bien sean o no miembros de la ASTM) para que den su opinión para así asegurar que toda la información necesaria se haya incluido antes de presentarla a votación por vez primera. Una vez que el contacto técnico esté seguro de que el borrador representa el punto de vista de consenso, puede pedirle permiso al su presidente para presentar a votación el borrador a nivelo de subcomité.

Al ser aprobado por el subcomité, el contacto técnico proporciona el artículo, incluida una declaración de su lógica. Esa declaración debe ser lo más completa posible e incluir información de antecedentes previos y la resolución de negativos y debe facilitar la comunicación en caso de preguntas o problemas sobre el artículo en votación. Toda la información de contacto se incluye para cada artículo en la página de información de votación, pero también se deben incluir en la declaración de la lógica.

Si usted es el contacto técnico para cualquier artículo en votación, la comunicación con los votantes es la parte más importante de su trabajo. En cuanto se cierra la votación, recolecte todos los comentarios y negativas de sus artículos en votación. Esto es más fácil que nunca gracias a los nuevos informes de cierre que se encuentran en el sitio web de la ASTM que proporcionan todos los comentarios y negativas. Familiarícese con los temas o problemas comunes y luego prepárese para comunicarse directamente con cada una de las personas que votó negativamente. Es imperativo que se comunique con ellos antes de la siguiente reunión del comité. El correo electrónico puede ser una manera eficaz para la mayoría de los votantes, pero para los asuntos de mayor controversia, una llamada telefónica sería lo más eficaz. Si tiene asuntos controversiales, asegúrese de informárselo al presidente del subcomité para que pueda designar el tiempo suficiente en la siguiente reunión para su artículo. El contacto técnico también puede programar una reunión virtual antes de la reunión en persona para tratar un voto negativo con el grupo de trabajo y la persona que votó negativamente.

Comenzado con el ciclo de votación de la primavera del 2006, esta comunicación será aún más fácil con un nuevo servicio introducido por ASTM: notificación electrónica y acceso en línea (para presidentes de subcomités y contactos técnicos) a votos negativos y comentarios mientras siga abierta la votación de un subcomité o comité principal. Se enviarán avisos por correo electrónico cuando se reciba un voto o comentario negativo; las opciones del sitio web le permitirán al presidente y contactos técnicos de un subcomité ver, imprimir y descargar negativas y comentarios por número de artículo y votación. También se pondrán en el sitio web, en forma de un archivo de Word, formularios de resolución de votos negativos a los que tendrán acceso los contactos técnicos y el presidente del subcomité.

Prepárese e infórmese. Como contacto técnico, usted tiene la obligación de entender plenamente todas las posiciones de los votantes negativos. Si el votante negativo no puede asistir a la reunión o enviar a un representante a defender su punto de vista, usted deberá estar preparado para explicarlo en su lugar. Si no se comunica con él o ella y no entiende su punto de vista, podría arriesgar la demora del proceso de votación y desperdiciar el tiempo de los otros miembros del comité durante la reunión.

Después de la reunión, asegúrese de que el votante sepa el resultado o remítalo a consultar las minutas una vez publicadas; de esa manera sabrá que lo escucharon y que la negativa o comentario se entendió y se tomó en consideración.

Redacción de un voto negativo
Si alguna vez ha sido contacto técnico para un artículo en votación, seguramente entiende la importancia de una negativa clara y concisa. Si alguna vez ha redactado negativas pero no ha sido contacto técnico, entonces esta parte del artículo podría resultarle instructiva. La Sección 11.3 de los reglamentos de la ASTM dispone que “Los votos negativos deberán ir acompañados de una declaración escrita.” El proceso de presentación de votos del sitio web no permite emitir un voto negativo sin redactar una declaración en el cuadro de texto para ese fin o a adjuntar un documento. Sin embargo, esas respuestas a menudo no transmiten completamente la parte de la norma que le causa un problema técnico al votante.

Una declaración como: “No estoy de acuerdo con este método de prueba” deja muchas preguntas sin contestar. Dado que los reglamentos dicen que “todas las negativas se tienen que tomar en cuenta”, eso dificulta mucho más el trabajo del contacto técnico.

Recuerde que los votos negativos son apropiados para artículos técnicos y de procedimiento. Por ejemplo, si el artículo en votación no fue aprobado por el presidente del subcomité, corresponde un voto negativo sobre este descuido de procedimiento. Las negativas que tienen que ver con contenido técnico son más comunes, pero usualmente requieren más detalle y explicación.

Cuando redacte una declaración para acompañar su voto negativo sobre asuntos técnicos, tenga presente lo siguiente y, si le sirve, úselo como lista de verificación antes de presentar su siguiente voto negativo.

• Delinear claramente cada objeción: si le preocupan cinco partes diferentes de un método de prueba, manténgalos separados e incluya la siguiente información para cada punto:

• Haga referencia a la sección, párrafo y frase específicos (cuando corresponda) a los que se opone.
• Exprésese con la mayor cantidad posible de detalle sobre el motivo de su voto negativo (es decir, responda a la pregunta: “¿Por qué se opone a esto?”).
• Sugiera una redacción alternativa que resolvería su problema. Muchas veces una redacción ligeramente diferente resolvería el asunto. Si se considera de naturaleza puramente editorial, el voto negativo se puede retirar, se hace el cambio editorial y el artículo sigue su curso.
• Si no hay una redacción alternativa que resolvería su problema, asegúrese de explicar cuáles cambios técnicos específicos serían necesarios para que usted votara afirmativamente en la siguiente votación. Déle al contacto técnico una idea de la dirección necesaria para resolver su negativa.
• Aclare los puntos copiando texto del artículo en votación.
• Delinee claramente cualquier comentario que no quiere que sea parte de su negativa.

La resolución de votos negativos dentro del procedimiento de votación por consenso de la ASTM Internacional a veces puede ser una experiencia frustrante, pero asegura normas de la máxima calidad y que son relevantes en el mercado que son utilizadas alrededor del mundo en más de 100 industrias. Tomar las medidas necesarias para ser un contacto técnico eficaz y redactar negativas claras y concisas puede aportar mucho hacia la resolución de la trayectoria de consenso. //